文書電子化 > HOME
文書電子化

イメージ図

保存紙文書を電子化する

事務所を占有している紙文書の電子化は、スペースの開放と保存のために必須課題です。
紙文書は、日々増加しています。デジタル時代到来で紙は無くなるといった予測は大きくはずれ、情報量の増加により、紙文書はむしろ増える傾向にあるといわれています。
自分で作成した文書はデジタルデータで保存しておけますが、配布される紙文書はそのままで保管されます。このまま放置すれば、「どこに何があるか分からない」けれど「捨てるわけにも行かない」状態が続き、悩みのタネとなります。

こんな悩みはありませんか?

  • 倉庫や棚を埋め尽くす書類に困っている
  • 整理するだけで大変な手間がかかる
  • どこにあるのかわからない。探すのに大変な労力を使う
  • 古い資料が劣化している。このままでは閲覧も出来なくなる
  • 貴重な資料、捨てるわけにもいかない

電子化のメリット

  • 古い資料の劣化を防げます
  • 保管スペースが劇的に縮小します(DVD1枚で書棚1つ以上)
  • スキャニングの際にOCRで文字をデータ化します(認識率80%程度〜)
  • データベース化するので全文検索が出来ます。また、階層化するので閲覧が容易です

電子化は計画的に

大量の紙文書の電子化を業者に委託する場合、1枚あたりの単価は安くてもまとまると高額の費用がかかります。一度に実施するより数年かけて予算を確保し、計画的にすすめましょう。

企画・お見積り

専任の担当者が企画・お見積り作成からサポートします。

専任体制で電子化業務

スキャニングからデータベース加工、DVD等の媒体制作は専任体制で行っています。少量の仕事から大量の仕事まで対応、ご相談ください。

電子化手順

  • 現状調査(数量、劣化状態)
  • 電子化計画(データベース、分類方法、手順)
  • お見積書作成
  • マスタースケジュール(年度別)
  • スキャニング
  • データベース構築
  • DVD作成(CD、サーバーシステムも可能)
図

事例紹介

●株式会社S様・新聞縮刷版デジタル化

DVD100枚制作
最近の5年分の新聞をスキャニング
目次・一覧画面作成・DVD100枚

展示会での配布など、新聞データの活用を考えて、縮刷版DVDの制作を依頼しました。DVDは展示会で無償で配布するなど、宣伝材料としても活用しています。また、新聞に記事を掲載させていただいた取材先のお客様や広告主様からのお問い合わせにも、以前は新聞の原本を送付するなどして対応をしておりましたが、デジタル化することによりPDFデータをメールで送るだけで済むようになり、業務が効率化できるようになりました。

●Z労働組合様・貴重な資料のデジタル化

DVD900枚制作
過去50年分の資料をスキャニングして動画(VHS)や音声(レコード)などのアナログデータもデジタル化
目次・一覧画面作成・本文検索機能付加・DVD900枚

組合が解散するにあたり、過去50年分の貴重な資料を保存、活用するためにDVD制作を依頼しました。完成したDVDは解散大会の際に関係者に記念品として配布をし、大会に参加された方にも好評を得ました。また、デジタル化したことで、元の紙の資料を処分できるようになり助かりました。パソコンで資料のタイトルや本文のキーワードで文書を検索することができるので、見たいときに必要な資料が簡単に検索できて便利です。

●T労働組合様

貴重な資料のデジタル化・内部保管用データ作成
過去に発行した新聞や冊子などの貴重な資料をスキャニング
目次・一覧画面作成・本文検索機能付加・DVD2枚(保管用)

創立50周年を記念して、これまで発行してきた資料を整理するために、新聞や冊子などの資料のデジタル化を依頼しました。これまで様々な場所に資料が散逸していましたが、デジタル化のために資料を集めたので、資料を整理する良い機会になりました。紙の資料原本以外にもデジタルデータで保管をしているので、原本が老朽化して読めなくなった場合でも安心できます。

◎お問合せはWeb事業部へ

TEL 03-5534-1139/メール:proj@kikanshi.co.jp

掲載記事・写真等の無断転載を禁じます。
Copyright(C)株式会社きかんし All Right reserved.